एम. एस. एक्सेल (M.S. Excel)
● MS-Excel एक Electronic Spreadsheet Programme है। यह Application Software है।
● MS-Excel का उपयोग सांख्यिकी गणना करने के लिए, डाटा को व्यवस्थित करने अर्थात् अवरोही व आरोही क्रम में जमाने के लिए, डाटा का विश्लेषण करने तथा चार्ट बनाने के लिए किया जाता है।
● माइक्रोसॉफ्ट डिस्क ऑपरेटिंग सिस्टम में स्प्रेडशीट कार्य के लिए Lotus 123 का प्रयोग किया जाता है।
● Visicalc प्रथम Electronic Spreadsheet Programme माना जाता है। एम.एस. एक्सेल की तरह ही Libra Office, Google Sheets, Lotus Symphony आदि दिए गए हैं।
● MS-Excel को Windows के Run Menu में Excel/Excel .exe लिखते हैं।
● MS-Excel में बनाई गई फाइल का नाम By Default name Book1 होता है।
● MS-Excel 2003 से 2013 तक By Default Sheet की संख्या तीन होती है– Sheet1, Sheet2 and Sheet3
● MS-Excel 2016 से 2021 में By Default Sheet की संख्या एक होती है।
● MS-Excel में By default Sheet का नाम Sheet1 होता है।
● MS-Excel 2003 में बनी File का Extension Name .xls तथा 2007 व उसके बाद .xlsx है।
● MS-Excel की सबसे छोटी यूनिट Cell (Row & Column) है।
Cell Address
● MS-Excel में Cell का एक Address होता है।
● MS-Excel में Column का एक Label होता है। Column के Label की शुरुआत 'A' से होती है।
● MS-Excel में Row का एक Unique Number होता है। Row की शुरुआत 1' से होती है।
● MS-Excel में किसी भी Cell के Address को लिखने के लिए पहले Column के Lable और बाद में Row Number लिखा जाता है। जैसे - A1
● MS-Excel में Sheet के Group को Book कहा जाता है।
● MS-Excel में Column के Label और Row के No. से हम Cell Address बता सकते हैं।
● MS-Excel 2000 और 2003 में Column की संख्या 256 होती है।
● MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 में Last Column का Label "XFD" होता है।
● MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 में Column की संख्या 16384 होती है।
● MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019 में Last Row का Number “1048576” होता है।
● MS-Excel में First Cell Address A1 होता है।
● MS-Excel 2010, 2013, 2016, 2019 में Last Cell का Address XFD1048576” होता है।
● एक Cell में अधिकतम 32767 character लिखे जा सकते हैं।
● एक Cell की एक लाइन में अधिकतम 255 character लिखे जा सकते हैं।
● MS-Excel में जो Vertical और Horizontal Lines होती है, उन्हें Gridlines कहा जाता है।
● Gridlines केवल Soft Copy में ही Show होती है।
● Excel की पूरी Sheet, Row और Column में D.ivided होती है।
Tabs Name
A. File E. Formulas
B. Home F. Data
C. Insert G. Review
D. Page Layout H. View
Cell Address
● MS-Excel में Cell Address Column number और row number से मिलकर बना होता है।
Ex:- A1,A2,B1,B2 Etc.
● Excel में Cell का Address Name Box में दिखाई देता है।
Home Tab
1. Clipboard
● Cut (Ctrl+X) - Select किए गए Data को Cut करने के लिए अर्थात् अपने स्थान से हटाने के लिए।
Copy (Ctrl+C) - Select किए गए Data को Copy करने के लिए।
Paste (Ctrl+V) - Cut या Copy किए गए डाटा को Paste करने के लिए।
● Format Painter (Ctrl+shift+C) - Document में किसी डाटा पर Apply की Formatting को painter पर Click करते ही माउस का प्वॉइंटर पेंट ब्रश में बदल जाता है।
2. Font
● MS-Excel की फाइल का By Default Font Calibri होता है।
● MS-Excel की फाइल का by Default Font Size 11 होता है।
● Font Size को Points में मापा जाता है।
● MS-Excel में Minimum Font Size 01 Point & Maximum Font Size 409 Point होता है।
● MS-Excel में By Default Font Style Regular होता है।
● MS-Excel में Font Style चार होते हैं जो :
I. Regular
II. Bold
III. Italic
IV. Bold/ltalic
● Font Effect
(a) Superscript (Text को Top में लगाना) Exp. 207
(b) Subscript (Text को Bottom में लगाना) Exp. 205
(c) Strikethrough - Text को बीच में Single line के लिए। (UTKARSH CLASSES)
3. Alignment
● MS-Excel फाइल का By Default Text Alignment Left+Bottom होता है।
● MS-Excel में बनाई गई फाइल का By Default Number Alignment Right+Bottom होता है। MS-Excel मे Alignment 2 प्रकार के होते हैं- Horizontal और Vertical.
● Horizontal Alignment 4 प्रकार के होते हैं- Left, Center, Right, Justify
● Vertical Alignment 5 प्रकार के होते हैं- Top, Center, Bottom, Justify, distributed
● Orientation – Text को Cell में Rotate करने के लिए इस Option का इस्तेमाल करते हैं।
I. Increase Indent – Text को Cell में Right की तरफ Move करने के लिए इस Option का इस्तेमाल करते हैं।
II. Decrease Indent – Text को Cell में Left की तरफ Move करने के लिए इस Option का इस्तेमाल करते हैं।
● Wrap Text - MS-Excel में एक cell में Line Complete होते ही Text Automatic उसी cell की दूसरी Line में चला जाता है। Wrap Text का उपयोग Cell में data को Vertically लिखने के लिए किया जाता है।
● Merge & Center – कई Selected Cell को Merge करके एक Cell बनाने के लिए इस Option का इस्तेमाल करते हैं।
4. Number -
● MS-Excel # By Default Cell Format - General होता है इसके अंतर्गत आने वाले Formats के प्रकार हैं– General, Number, Currency, Percentage, Time आदि।
5. Styles
● Conditional Formatting – Cell में लिखे Data को Condition के साथ Format करने के लिए Conditional Formatting का उपयोग करते हैं।
● Format as Table – किसी भी Form९:२७ पूर्वाह्नat/Design किया गया डाटा को Table में बदल सकते हैं।
● Cell Styles – पहले से तैयार Cell Style को Apply या Modify कर सकते हैं।
6. Cells
● Insert – इस विकल्प से Column, Row या Worksheet को Insert कर सकते हैं।
● Delete – वर्कबुक में Column/Row या Sheet को Delete कर सकते हैं।
● Format – Format विकल्प की सहायता से Row और Column की Height एवं width को Adjust/कम या ज्यादा तथा/Show कर सकते है।
7. Editing
● Auto Sum - इसका उपयोग Selected Range का Total लगाने के लिए किया जाता है।
● Fill - इसका उपयोग Cell में लिखी गई Value को आगे के Cell में Fill करने के लिए किया जाता है।
● Clear - इसका उपयोग Cell में लिखे गए Data को Remove करने के लिए किया जाता है।
● Sort & Filter – इस विकल्प के द्वारा Database में जानकारियों को Sort एवं Filter किया जा सकता है।
जैसे– Record को Ascending/Descending order में लगाना Data को Hide/Show करना आदि।
● Find – इस Option के द्वारा किसी Text या Number को खोज सकते हैं।
● Replace – इस Option के द्वारा किसी Text को किसी अन्य Text के साथ Replace कर सकते हैं।
● GoTo – इस Option के द्वारा Worksheet के विभिन्न भागों पर पहुँचने के लिये काम में लिया जाता है।
Insert Tab
1. Tables
● Pivot Table - इसका use Cell के जटिल Data को आसानी से समझने के लिए किया जाता है।
● Table - इसका उपयोग Sheet में Table insert बनाने के लिए किया जाता है।
2. Illustrations
● Picture - Sheet में Picture insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
● Shapes - Sheet में अलग-अलग प्रकार की आकृति के लिए इसका use किया जाता है।
● Icons- Document में विभिन्न प्रकार के Icons जोड़ने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है।
● 3D Models- इस Option से Document में Online विभिन्न प्रकार के 3D Artistic डिजाइन Add कर सकते हैं।
● Smart art – Smart art एक Visual representation है जो आँकड़ों को समझने में मदद करता है।
· Screenshot– किसी भी पेज का Screenshot लेकर उसको document में Insert कर सकते हैं।
3. Chart (F11) - Numerical data को Graphical से तुलना करने के लिए Chart का उपयोग किया जाता है जिस area में चार्ट की Detail बताई जाती है, वह area Legend होता है।
Type of chart
1. Column chart - कॉलम चार्ट का उपयोग श्रेणियों में मूल्यों की तुलना करने के लिए किया जाता है।
2. Line - लाइन चार्ट का उपयोग उतार-चढ़ाव के आँकड़ों को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है।
3. Pie chart - पाई चार्ट का उपयोग कुल में प्रत्येक मूल्य के योगदान को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है इसका उपयोग तब किया जाता है जब सभी मान सकारात्मक हो।
4. Bar chart - यह चार्ट कई मूल्यों की तुलना के लिए सर्वोत्तम है।
5. XY (Scatter) - इसका उपयोग XY चार्ट के रूप में आँकड़ों के जोड़ों की तुलना करता है इसका उपयोग तब किया जाता है जब मान एक्स-अक्ष क्रम में न हो या जब वे अलग-अलग माप का प्रतिनिधित्व करते हो।
6. Stock chart - इस चार्ट का उपयोग उच्च, निम्न और बंद क्रम (अक्सर शेयर कीमतों ) में मूल्यों की तीन शृंखलाओं में किया जाता है।
7. Surface chart - इसका उपयोग श्रेणियों एव शृंखला केसंख्यात्मक, निरंतर वक्र में दो आयामों के मानों में रुझान दिखानेके लिए किया जाता है।
8. Doughnut chart - एक पाई चार्ट की तरह कुल में प्रत्येक मूल्य के योगदान को प्रदर्शित किया जाता है लेकिन इसमें कई शृंखलाएँ हो सकती हैं।
9. Area chart - यह चार्ट समय के साथ परिवर्तन एवं इन परिवर्तनों के योग दोनों को बताता है।
10. Bubble chart - एक बबल चार्ट स्कैनर चार्ट का एक प्रकार है। बुलबुले के आकार Third Variable के मूल्यों को इंगित करता है।
11. Radar chart - केंद्र बिन्दु के सापेक्ष मान प्रदर्शित करता है, इसका उपयोग तब किया जाता है जब श्रेणियाँ सीधे तुलनात्मक न हों।
4. Sparklines - Sparklines मिनी चार्ट्स होते हैं किसी Cell में स्थित डाटा को छोटे से चार्ट रूप में प्रदर्शित करता है, इनके तीन प्रकार होते हैं–
I. Line II. Column III. Win/Loss
5. Filter
● Slicer – इसका प्रयोग Sort व Filter करने के लिए किया जाता है, बहुत ही कम समय में या तुरंत डाटा को व्यवस्थित या फिल्टर करने के लिये Slicer का प्रयोग किया जाता है।
● Time Line (टाइमलाइन)
6. Links
● Hyperlink - Excel File में Web Page, E-mail, Picture से Link Create करने के लिए इसका use किया जाता है।
● जिस Text पर Link create होता है वह Blue color में दिखाई देता है।
7. Text
● Text Box - Text box insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
● Header & Footer
a. Header - Sheet के प्रत्येक पेज के Top में कोई Text Print करने के लिए Header का Use किया जाता है।
Header का default top Margin 0.5 inch का होता है।
b. Footer - Sheet के प्रत्येक पेज के Bottom में कोई Text Print करने के लिए footer use किया जाता है। Footer का Bottom Margin 0.5 inch होता है।
● Word Art - Excel में Decorative Text insert के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
● Signature Line - Excel में किसी जगह पर Signature और Digital Signature insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है
● Object
8. Symbol
● Document में symbol insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
जैसे - *, ©, ®, &
Page Layout Tab
1. Themes
● Sheet के Design को बदलने के लिए इसका use किया जाता है। Worksheet की दिखावट को अलग-अलग रूप प्रदान करने के लिए इसमें Themes, Colours, Effects और Font का प्रयोग किया जाता है।
2. Page setup
● Margin - MS-Excel में पेज के चारों ओर स्थान छोड़ने के लिए Margin का उपयोग किया जाता है और ये 4 प्रकार के होते हैं - Left, Right, Top, Bottom.
● Orientation - Page orientation दो प्रकार का होता है–
I. Portrait
II. Landscape
MS-Excel By Default Page Orientation Portrait होता है।
● Size – Print करने के लिए Page size जैसे – A4, Letter, Legal आदि सेट कर सकते हैं। Microsoft Excel 2021 में Defult page size A4 होता है, जो कि 21.0x29.7 सेंटीमीटर होता है।
● Print Area – Print area द्वारा यदि worksheet में से कुछ ही भाग को प्रिंट करवाना चाहे, तो पहले उस Area को select किया जाता है।
● Breaks - इसका उपयोग Page को Break और Unbreak करने के लिए किया जाता है।
● Background – MS Excel में worksheet में Background के रूप में Picture/Image लगा सकते हैं।
● Print Tiles – Worksheet में Printing के दौरान प्रत्येक Page पर कोई Row या Column Repeat कराने के लिए इस Option का उपयोग करते हैं।
3. Scale to fit
● इसका उपयोग Height और Width Change करने के लिए किया जाता है।
I. Width II. Height III. Scale
4. Sheet Options
● इसका उपयोग Grid lines और Headings को Show और Print करने के लिए जाता है।
5. Arrange
● Graphics को Text के साथ Arrange करने के लिए किया जाता है। इनको विभिन्न प्रकार से Arrange किया जा सकता है-
1. Bring Forward 2. Send Backward
3. Selection Pane 4. Align
5. Group 6. Rotate
Formulas Tab
Function
● Pre Defined Formula's को फंक्शन कहते हैं।
● फंक्शन के अंदर फंक्शन को Nested Funtion कहते हैं।
● फंक्शन की शुरुआत “=” से होती है और इसे फॉर्मूला बार में लिखा जाता है।
● फंक्शन कैस सेंसिटिव नहीं होते हैं।
Cell Reference
● MS-Excel में cell के Address को ही Cell Reference कहा जाता है।
● Cell Reference का उपयोग Cell के address को Fix करने के लिए किया जाता है।
● Cell के Address को Fix करने के लिए Dollar ($) Sign का Use किया जाता है।
● यह 3 प्रकार के होते हैं -
(A) Relative Cell Reference
● ऐसे Cell Reference जिनमें Row और Column Fix नहीं होते, Relative Cell Reference कहलाते है। जैसे -B1 : B10
(B) Mixed Cell Reference
● ऐसे Cell Reference जिनमें Row या Column दोनों में से किसी एक को Fix किया जाता हो, Mixed Cell Reference कहलाते है।
जैसे -$B1 : $B10
(C) Absolute Cell Reference
● ऐसे Cell Reference जिनमें Row और Column दोनों Fix होते, Absolute cell Reference कहलाते हैं।
जैसे - $B$1 : $B$10
● Error in M. S. excel - Excel में किसी Function का error ‘#’ (hash sign) से शुरू होता है।
1. #DIV/0! - यह error किसी value को 0 से divide करने पर show होती है।
2. #Value! - Function में गलत वैल्यू होने पर।
3. #REF! - यह error किसी Cell reference के गलत होने पर show होता है।
4. #NULL – यह error किसी Cell reference में Comma या Colon की किसी गलती के कारण show होती है।
5. #NAME! - function का Name गलत होने पर show होती है।
6. #N/A - यह Error Value नहीं मिलने पर show होती है।
7. #NUM! - Negative Value का Square Root निकालने पर यह Error Show होती है।
8. ##### - Cell में लिखा गया डाटा जब से Cell से बड़ा होताहो तो ### (Hash) sign बन जाते हैं।
Function Library -
● Insert Function - Shift + F3 के माध्यम से इंसर्ट फंक्शन बॉक्स को Open कर उसमें प्रदर्शित फंक्शन का प्रयोग किया जा सकता है।
● Auto Sum - इसमें कुछ ऐसे Function होते हैं जिन्हें यूजर डायरेक्ट काम में ले सकता है।
● Recently Used - हाल ही में प्रयोग किए गए फंक्शन को प्रदर्शित करता है।
● Function - Function को अलग-अलग Category में Divide किया गया है, जो निम्नलिखित प्रकार से है–
(a) Text Function
(b) Logical Function
(c) Financial Function
(a) Text Function :-
● ऐसे Function जो Text पर कार्य करते हैं, वे Text Function कहलाते हैं।
1. Char
● यह function ASCII Code के आधार पर कार्य करता है।
● Ex : = char("68").
= D
(क्योंकि 68' का Character 'D' होता है।)
2. Code
● इस function का उपयोग किसी भी Character का ASCII Code जानने के लिए किया जाता है। * Ex. :- = Code("c")
= 99 (क्योंकि 'c' का ASCII Code 99' होता है।)
3. Exact:
● इस Function का उपयोग दो String को match करने के लिए किया जाता है।
● Ex. :- = Exact("chetan” “chetan")
= TRUE
● (दोनों String same है तो output TRUE है)
= Exact (“chetan” “Chetan ")
= FALSE
(दोनों String same नहीं है तो output FALSE है)
4. Upper :
● इस Function का उपयोग text को Capital letter में लिखने के लिए किया जाता है।
● Ex. :- = Upper (“chetan")
=CHETAN
5. Lower
● इस Function का उपयोग Small letter में लिखने के लिए किया जाता है।
● Exp. :- = Lower(CHETAN) = chetan
6. Left
● इसका उपयोग लिखे गए Text के Left character को देखने के लिए किया जाता है।
● Exp. :- = left (CHETAN) = C
7. Right :
● इसका उपयोग लिखे गए Text के Right character को देखने के लिए किया जाता है।
● Ex. :- = Right(CHETAN) = N
8. MID
● इस Function का उपयोग लिखे गए Text के middle character को देखने के लिए किया जाता है।
● Ex. :- '= MID(CHETAN,2,3)
= HET
9. Proper
● इस Function से प्रत्येक word का पहला character capital तथा बाकी अन्य small character हो जाते हैं।
● Ex :- = Proper("chetan jain”) = Chetan Jain
10. Rept
● इस Function का उपयोग लिखे गए Text को Repeat करने के लिए किया जाता है।
● Ex. :- = Rept (Chetan, 2)
=Chetan, Chetan
11. Concatenate
● इस Function का उपयोग String को जोड़ने के लिए किया जाता है।
● Exp.:- = Concatenate ("Chetan","Jain")
= Chetan Jain
12. TRIM
● इस Function का उपयोग Text String के बीच Space को Remove करने के लिए किया जाता है।
● Exp. :- = TRIM (Chetan Jain)
= ChetanJain
13. LEN
● इस Function का उपयोग Text String में character की संख्या जानने के लिए जाता है।
● Exp. :- = LEN (Chetan) = 6
(b) Logical Function :-
1. AND :- इस function का output true या false आता है। दी गई सभी condition true है तो output true होगा अगर एक भी condition गलत है। तो output false होगा यह function पहली condition के गलत होने पर दूसरी condition check नहीं करता।
2. OR :- इस function का output true या false आता है। दी गई condition में से एक भी condition के सही हो जाने पर इसका output true होगा और सभी condition के गलत होने पर output false आता है।
3. NOT :- इस function का output true और false में आता है। यह function output को बदल देता है। अगर सही condition है तो output false आएगा और condition गलत है तो output true आएगा।
4. IF :- इस function का output user द्वारा दी गई condition पर depend करता है।
(c) Financial Function – यह Financial Functionहै, जो ऋण राशि, ब्याज दर, ऋण के लिए भुगतान आदि गणनाकी जाती है–
(i) PMT () – किसी भी लोन पर भुगतान, उसका ब्याज दर, अवधि की संख्या आदि कार्य PMT Function द्वारा कियाजाता है।
उदाहरण– PMT(Rate, Period, Amount)
Syntax = PMT(rate,nper,pv,[fv], [type])
rate – ब्याज दर
nper – लोन के लिए कुल धनराशि
pv – वर्तमान मूल्य
fv – नकद शेष राशि, default के लिए 0
type – पेमेन्ट देय
समयावधि का अंत = 0
समयावधि की शुरुआत = 1
डिफॉल्ट = 0
(ii) Fv () – इसका प्रयोग किसी धनराशि के लिए future value की गणना करने के लिए किया जाता है।
(iii) Pv () – इस function का प्रयोग किसी fixed दर से वर्तमान मूलधन का पता लगाया जाता है।
(iv) FVSCHEDULE () – इस function का प्रयोग किसी धनराशि के लिए future value की गणना करने के लिए किया जाता है, परंतु इसमें ब्याज दर स्थिर नहीं रहती है।
(v) PPMT () – लोन के EMI की किसी समयावधि के लिए मूल धनराशि जानने के लिए प्रयोग किया जाता है।
Date & Times :-
1. Today :
● इस Function का उपयोग Cell में Current date insert करने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = Today ()
= 30/9/2020
2. Now :
● इस Function का उपयोग Cell में Current date & Time insert करने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = Now ()
=30/9/2020 05:30 PM
3. Date :
● इस Function का उपयोग date को date के default format में लिखने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = Date (2020, 09, 20)
= 20/09/20
4. Year :
● इस Function का उपयोग दी गई date में Year निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = YEAR(05/03/2020)
= 2020
5. Day :
● इस Function का उपयोग दी गई date में Day निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = DAY(05/03/2020) = 05
6. Month:
● इस Function का उपयोग दी गई date में Month निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = MONTH(05/03/2020) = 03
7. Weekday :
● इस Function का उपयोग दी गई date में वार निकालने के लिए किया जाता है। इसका output Sunday के लिए 1 होता है और Saturday के लिए 7 होता है।
Exp. :- = WEEKDAY(05/01/2020) = Thrusday
8. Weeknum :
● इस Function का उपयोग दी गई date में साल का सप्ताह निकालने के लिए किया जाता है।
Exp.:-= WEEKNUM(05/01/2020) = 18
9. Second :
● इस Function का उपयोग दिए गए Time में Seconds निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = SECOND(04:33:50) = 50
10. Minute :
● इस Function का उपयोग दिए गए Time में Minute निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = MINUTE(06:30:20) = 30
11. Hours:
● इस Function का उपयोग दिए गए Time में Hours निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = HOURS(02:20:10) = 02
Mathematical & Trig no Function :-
1. =abs() :
● इस Function का उपयोग Absolute value return करने के लिए किया जाता है।
● यह Negative number को Positive value में convert कर देता है। परन्तु Positive value का कोई effect नहीं डालता।
Exp. :- = ABS (-7)
= 7
2. = product ():
● इस Function का उपयोग cell में लिखी गई value को Multiply करने के लिए किया है।
Exp. :- = Product(2,4) =08
3. = Power() :
● इस Function का उपयोग दी गई संख्या की Power को बढ़ाने के लिए किया जाता है। इस Function का Output निम्न प्रकार है, Exp. :- = Power (2,5) = 32
4. = SQRT () :
● इस function का use दी गई संख्या का वर्गमूल निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- = SQRT (81) = 9
5. =ODD() :
● इस function का उपयोग दिए गए नंबर के निकटतम विषम पूर्णांक use करने के लिए करते हैं।
Exp :- = ODD(12) = 13
6. = EVEN () :
● इस function का उपयोग दिए गए नंबर के निकटतम सम पूर्णाँक लेने के लिए करते हैं।
● Exp. :- = EVEN(11) = 12
7. =Round() :
● यह function किसी संख्या को दिए गए अंकों की संख्या में पूर्णांक देता है।
● यह Round number 1-4 down और Round number 5-9 up करके Output देता है।
● Exp. :- = Round (220.244,2)
= 220.24 (यहाँ Rule 1-4)
= Round(220.255,2)
= 220.26 (यहाँ Rule 5-9)
8. = ROUNDUP() :
● यह function दशमलव के बाद की संख्याओं (1-9) तक को ऊपर कर देता है।
Exp. :- = Roundup(220.299, 2)
= 220.30
= Roundup(220.211, 2)
= 220.22
9. =ROUNDDOWN() :
● यह function दशमलव के बाद की संख्याएँ नीचे कर देता है।
Exp. :- = Rounddown (220.299, 2)
=220.29 = Rounddown (220.211, 2)
= 220.21
10. = MODE() :-
● इस function का उपयोग शेषफल निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. : = MOD (3,2) = 1
= MOD (-3,2) = 1
= MOD (-3,-2) = -1
= MOD (3, -2) = 1
Statically Function -
1. AVERAGE :
● इस function का उपयोग दी गई संख्या का औसत निकालने के लिए किया जाता है।
Exp. :- =AVERAGE(20, 40, 30) = 30
2. MAX :
● इस function का उपयोग दी गई संख्याओं में से सबसे बड़ी संख्या ज्ञात करने के लिए किया जाता है।
Exp. :- =MAX(100, 200, 300) = 300
3. MIN :
● इस function का उपयोग दी गई संख्याओं में से सबसे छोटी संख्या ज्ञात करने के लिए किया जाता है।
Exp. :- =MIN(10, 20, 30, 0, -1) = -1
4. COUNT
● इस function का उपयोग दी गई Cell range में कुल संख्या जानने के लिए किया जाता है। यह Function Text की गिनती नहीं करता।
Exp. :- =COUNT(10, 20, 30, 40) = 4
5. COUNTBLANK
● इस function का उपयोग दी गई Cell range में Blank Cell की गिनती करने के लिए किया जाता है लेकिन यह Function Text वाले Cell को भी Count करता है।
V-Look up
● Excel में Sheet के Data को आसानी से देखने के लिए V Look up Function का use किया जाता है।
● V-Look up Function Wild Card Character को भी Sport करता है।
● Wild Card Character दो होते है - * , ?
3. Defined Names Group –इस विकल्प के द्वारा किसी Range व Selected Data को किसी नाम से डिफाइन कर सकते है। डिफ़ाइन किए गए नामों को Edit, Search और Delete भी कर सकते हैं।
4. Formula Audition Group - यह एक फंक्शन लाइब्रेरी में इन बिल्ट फंक्शन होता है जो फॉर्मूला ऑडिटिंग स्प्रेडशीट को सही तरीके से ऑडिट करने के लिए उपयोगी टूल है। इनमें निम्न option हैं–
1. Trace Precedents
2. Trace Dependent
3. Remove Arrows
4. Show formulas
5. Error Checking
6. Evaluate Formula
● Watch Window – यह विकल्प एक Watch Window जोड़ता है जिसका उपयोग वर्कशीट में टाइप किये गये डाटा का विस्तार से अवलोकन कर सकते हैं तथा इसमें बार-बार स्क्रॉल नहीं करना पड़ता है।
5. Calculation– वर्कशीट में Calculation सम्बन्धी गणना की जाती है। इनमें Automatic एवं Manual पाया जाता है, जिसके कारण value को calculate किया जाता है। Workbook /Worksheet में फॉर्मूलों के लिए Automatic Calculation को चालू या बंद करने के लिए उपयोग किया जाता है।
● Calculate now – Recently प्रयोग किये गये Function /Formula जो उसी से वापस गणना करने के लिये प्रयोग किया जाता है।
● Calculate Sheet – एक्सेल में स्थित वर्कशीट जिसमें पूरी वर्कशीट में प्रयुक्त किये गये सभी Formula के द्वारा गणना की जाती है।
Data Tab
1. Get & Transform Data - यह विकल्प किसी बाहरी Source से डाटा को Input करने की सुविधा प्रदान करता है।
● From text - इसका उपयोग किसी Text File के data को प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
● From web - इसका उपयोग Web File से data को प्राप्त करने के लिए किया जाता है।
● From Table/Range - किसी चयनित Range/Table से डाटाImport करने के लिए।
● From Picture – Picture से Data Import करने की सुविधा देता है। तालिका या सूची की Image है तो Image से डाटाको सीधे Excel में परिवर्तित कर सकते हैं।
● Recent Sources - यह विकल्प आपको Recent ही में उपयोग किए गए डाटाSources की सूची दिखाता है। इन Sources से Data को जल्दी से फिर से Imoprt कर सकते हैं।
● Existing Connections – इस विकल्प की सहायता से Excel में स्थित Worksheet में अन्य Sources जैसे– SQL, Web, Word आदि की फाइलों को Import किया जा सकता है।
2. Queries Connections
· Refresh All – इस कमाण्ड के द्वारा वर्कशीट में Import किया गया External Data को बदल सकते हैं।
· Properties – इस कमाण्ड के द्वारा वर्कशीट में स्थित फाइल या डाटा सम्बन्धी जानकारी को देखा जा सकता है।
· Workbook Links– वर्कशीट में स्थित सभी Links देख/Edit कर सकते हैं।
3. Sort & Filter
· Sort – Worksheet में स्थित Data/Text को आरोही एवं अवरोही क्रम में व्यवस्थित किया जा सकता है।
· Filter – Worksheet में स्थित Data को Filter किया जाता है।
· Clear – इस विकल्प से Filter किया गया Data को Clear कर सकते हैं।
· Reapply – इस विकल्प से Filter किया गया Data को पुन: Apply किया जाता है।
4. Data Tools
· Text to Column – Worksheet के Cell में टाइप किये गये Text को Column में बदलता है। इसमें Data के अनुसार अलग-अलग Column बनाया जा सकता है।
· Remove Duplicate – Worksheet में डाला गया Duplicate Data को हटाया जा सकता है।
· Data Validation – Invalid Data को Reject कर Valid डाटा को entry करता है।
· Consolidate – Workbook के लिये अलग-अलग Worksheet में उपस्थित डाटा को आपस में Combine अथवा merge करने के लिए उपयोग किया जाता हैं।
5. Forecast
· Scenerio Manager – इस विकल्प के द्वारा किसी व्यवसाय आदि पर आधारित खर्चों के लिए Summery Report तैयार कर सकते हैं।
● Goal seeks - आउटपुट के अनुसार इनपुट में परिवर्तन goal seek के द्वारा किया जाता है।
● इसका उपयोग Value के पूर्वानुमान के लिए किया जाता है।
1. Set cell 2. By changing cell
· Data Table – Tata Table इनपुट किया डाटा में यदि बदलाव करते हैं, तो वो आउटपुट में किस प्रकार से बदलाव होगा, यह बताता है।
6. Outline - यह विकल्प Rows तथा Columns के लिए Group व Ungroup फीचर प्रदान करता है, इसके द्वारा Rows तथा Columns को Collapse या Expand किया जा सकता है जिससे जानकारियों को छिपा व दिखा सकते हैं।
Review Tab
1. Proofing
● Spelling & Grammar - Spelling & Grammar की अशुद्धि जानने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
● Research - शब्दकोश के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
● Thesaurus - पर्यायवाची एवं विलोम शब्द के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
● Workbook Statistics - इस विकल्प से Workbook और Worksheet की जानकारियों को चेक कर सकते हैं। जैसे – Total Sheets, No of Formulas, Tables, Cell with Data etc.
2. Language –
· Translate – Excel में स्थित Worksheet की जानकारी को अन्य भाषाओं में देखने के लिये प्रयोग किया जाता है।
3. Comments – सेल में कमेंट जोड़ने के लिए प्रयोग किया जाता है।
· New comment – सेल में नया कमेंट जोड़ने के लिये प्रयोग किया जाता है।
· Delete – सेल में प्रयुक्त कमेंट को हटाने के लिये प्रयोग किया जाता है।
· Previous – पिछले कमेंट पर जाने के लिए।
· Next – अगले कमेंट पर जाने के लिये।
· Show/Hide comment – कमेंट्स को छिपाने एवं प्रदर्शित करने के लिये इस कमाण्ड का प्रयोग किया जाता है।
4. Protect
· Protect Sheet – इस विकल्प के द्वारा शीट को पासवर्ड से प्रोटेक्ट कर सकते हैं, जिससे कोई अन्य यूजर शीट के डाटा में छेड़-छाड़ नहीं कर सकता।
· Protect Workbook – इस विकल्प के द्वारा पूरी वर्कबुक को पासवर्ड से प्रोटेक्ट कर सकते हैं। जिससे कोई अन्य यूजर वर्कबुक में कोई बदलाव नहीं कर सकता।
· Allow Edit Ranges – इस विकल्प के द्वारा किसी यूजर के लिए एक रेंज निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसमे वह बदलाव कर सकता है, बाकी पूरी शीट को पासवर्ड से प्रोटेक्ट कर सकते हैं।
● Share Workbook – इस विकल्प के द्वारा वर्कबुक को नेटवर्क में शेयर व अनशेयर कर सकते हैं।
View Tab
1. Workbook Views
● Normal - Excel में Default Layout Normal होता है।
● Page Break Preview - इस View से Excel की Sheet को Break करने के लिए किया जाता है। इससे Sheet Letter Page के अनुसार Dotted line में दिखाई देती है।
● Page Layout - इस View का उपयोग Printing के दौरान Page का beginning and ending point देखने के लिए किया जाता है, इससे Header और Footer भी लगा सकते हैं।
● Custom View - Excel में Sheet के Selected Area को देखने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
2. Show -
● Show Section के अंतर्गत Ruler, Formula Bar, Headings व Gridlines आदि को दिखा/छिपा सकते हैं।
3. Zoom -
● MS-Excel में Screen को Zoom minimum 10% और maximum 400% कर सकते हैं। जबकि By default Zoom Size 100% होता है।
4. Window -
● New Window - Current Document जैसा ही दूसरा Document बनाने के लिए New Window का Use किया जाता है।
● Arrange All – इस Option की सहायता से खुली हुई सभी Window को Screen पर एक साथ देख सकते है।
● Freeze Panes - Excel में इसका उपयोग Row और Column की heading को Freeze (रोकना) करने के लिए किया जाता है।
● Split Window - Cursor के स्थान से Window को दो हिस्सों में विभाजित करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है तथा जिससे Document के अलग-अलग Section को एक समय में देखा जा सकता है।
● Hide/Unhide – इस विकल्प के द्वारा Window को Hide/Unhide छिपा सकते हैं।
● View side by side - इस Option के द्वारा दो Window को Side by Side देखा जा सकता है।
● Synchronous Scrolling – इस कमाण्ड द्वारा दो अलग-अलग विण्डो को एक साथ Scroll करने के लिए उपयोग किया जाता है।
● Reset Window Position – यदि Worksheet में दो window को खोलकर उसकी Position बदल ली गई है, तो उसको वापस Reset करने के लिए इस कमाण्ड का प्रयोग किया जाता है।
● Save Workspace – इस Option द्वारा किसी फाइल को जिस प्रकार सेव किया था, उसी तरह वो फाइल open होगी, यानी फाइल का Workspace सेव किया जाता है।
● Switch Window – एक Window से दूसरे Window में Switch होने के लिये प्रयोग किया जाता है।
5. Macros
● Macro - Macro का use Shortcut key recording करने के लिए किया जाता है।
M.S. Excel की शॉर्टकट की | |
F1 | Help के लिए |
F2 | Edit के लिए |
F3 | नाम पेस्ट करने के लिए |
F4 | पिछला एक्शन रिपीट करने के लिए |
F5 | New Page |
F6 | Next Window |
F7 | Spelling जाँचने के लिए |
F8 | एक्सटेंड मोड के लिए |
F9 | सभी वर्कबुक्स को दुबारा कैल्कुलेट करने के लिए |
F10 | मेन्यू बार को Active करने के लिए |
F11 | New Chart के लिए |
F12 | Save As के लिए |
Ctrl + A | Range के सभी सेल्स को सलेक्ट करने के लिए |
Ctrl + B | Bold करने के लिए |
Ctrl + C | Copy करने के लिए |
Ctrl + D | Column भरने के लिए |
Ctrl + F | Find के लिए |
Ctrl + G | Go to |
Ctrl + H | Replace करने के लिए |
Ctrl + I | Italic करने के लिए |
Ctrl + K | Hyperling Add के लिए |
Ctrl + N | New workbook के लिए |
Ctrl + O | Open के लिए |
Ctrl + P | Print करने के लिए |
Ctrl + R | दाएँ भाग को भरने के लिए |
Ctrl + S | Save करने के लिए |
Ctrl + U | Underline करने के लिए |
Ctrl + V | पेस्ट करने के लिए |
Ctrl + W | वर्कबुक बंद करने के लिए |
Ctrl + X | कट करने के लिए |
Ctrl + Y | Redo के लिए |
Ctrl + Z | Undo के लिए |
Ctrl + – | डिलीट के लिए |
Ctrl + “ | ऊपर सेल से मूल्य कॉपी करने के लिए |
Ctrl + : | अभी का समय डालने के लिए |
Ctrl + ; | आज की डेट डालने के लिए |
Ctrl + 0 | कॉलम को छुपाने के लिए |
Ctrl + 1 | फॉर्मेट सेल डायलॉग बॉक्स को फॉर्मेट करने के लिए |
Ctrl + 2 | बोल्ड के लिए |
Ctrl + 3 | इटैलिक के लिए |
Ctrl + 4 | अंडरलाइन के लिए |
Ctrl + 5 | काटने के लिए |
Ctrl + 6 | ऑब्जेक्ट को दिखाने या छुपाने के लिए |
Ctrl + 7 | टूलबार को दिखाने या छुपाने के लिए |
Ctrl + 8 | आउटलाइन सिंबल देखने के लिए |
Ctrl + 9 | रॉ (Row) छुपाने के लिए |
Ctrl + F3 | नाम डिफाइन करने के लिए |
Ctrl + F4 | बंद करने के लिए |
Ctrl + F5 | विंडो साइज रिस्टोर करने के लिए |
Ctrl + F6 | अगली वर्कबुक विंडो में जाने के लिए |
Ctrl + F7 | विंडो को मूव करने के लिए |
Ctrl + F8 | विंडो रीसाइज़ करने के लिए |
Ctrl + F9 | वर्कबुक मिनीमाइज करने के लिए |
Ctrl + F10 | मैक्सिमाइज या रिस्टोर करने के लिए |
Ctrl + F11 | 4.0 मैक्रो शीट डालने के लिए |
Ctrl + F12 | फाइल खोलने के लिए |
Ctrl + End | वर्कशीट के आखिरी सेल में जाने के लिए |
Ctrl + Enter | एक सेल के सभी कॉलम में एक ही चीज भरना |
Ctrl + Home | शीट के पहले cell में जाने के लिए |
Ctrl+Page Down | अगली वर्कशीट में जाने के लिए |
Ctrl+Page Up | पिछली वर्कशीट में जाने के लिए |
Ctrl+Right Arrow | Range के दायीं ओर जाने के लिए |
Alt + F1 | Chart sheet Insert करने के लिए |
Alt + F2 | सेव एज के लिए |
Alt + F4 | वर्कबुक से बाहर जाने के लिए |
Alt + F8 | मैक्रो डायलॉग बॉक्स के लिए |
Alt + F11 | विसुअल बैसिक एडिटर को खोलने के लिए |
Alt + = | AutoSum करने के लिए |
Alt + Enter | उसी सेल में नई लाइन शुरू करने के लिए |
Alt + Esc | पिछले दो Application में Swaping के लिए |
Enter | कोई कमांड करने के लिए |
Alt + i + c | कॉलम इंसर्ट करने के लिए |
Alt + i + r | रो इन्सर्ट करने के लिए |
Alt + Shift + F1 | नई वर्कशीट के लिए |
Alt + Shift + F2 | वर्कबुक सेव करने के लिए |
Ctrl + Alt + F9 | सभी वर्कशीट की पूरी कैलकुलेशन के लिए |
Ctrl+Alt+Shift+F9 | सब कुछ मापने के लिए |
Ctrl + Shift + ! | कोमा फॉर्मेट के लिए |
Ctrl + Shift + + | सेल, त् और कॉलम इन्सर्ट करने के लिए |
Ctrl + Shift + # | डेट फॉर्मेट के लिए |
Ctrl + Shift + $ | करेंसी फॉर्मेट के लिए |
Ctrl + Shift + % | परसेंट फॉर्मेट के लिए |
Ctrl + Shift + & | चुने हुए सेल में आउटलाइन बाउंड्री के लिए |
Ctrl + Shift + ( | रॉज (Rows) को दिखाने के लिए |
Ctrl + Shift + ) | कॉलम दिखाने के लिए |
Ctrl + Shift + * | करंट रीजन को सेलेक्ट करने के लिए |
Ctrl + Shift + @ | टाइम फॉर्मेट के लिए |
Ctrl + Shift + ^ | एक्सपोटेनटिअल फॉर्मेट के लिए |
Ctrl + Shift + _ | आउटलाइन बॉर्डर को हटाने के लिए |
Ctrl + Shift + ~ | जनरल फॉर्मेट के लिए |
Ctrl + Shift + 1 | दो दशमलव चिह्नों में फॉर्मेट करने के लिए |
Ctrl + Shift + 2 | समय के हिसाब से फॉर्मेट करने के लिए |
Ctrl + Shift + 3 | तारीख के लिए |
Ctrl + Shift + 4 | सेल को करेंसी में बदलने के लिए |
Ctrl + Shift + 5 | सेल को परसेंटेज में बदलने के लिए |
Ctrl + Shift + 6 | वैज्ञानिक चिह्नों के लिए |
Ctrl + Shift + 7 | सलेक्शन के आसपास आउटलाइन बनाने के लिए |
Ctrl + Shift + A | फॉर्मूला में आर्ग्यूमेंट्स नाम डालने के लिए |
Ctrl + Shift + F12 | प्रिंट करने के लिए |
Ctrl + Shift + F3 | रॉ और कॉलम के नाम पर सूची बनाने के लिए |
Ctrl + Shift + F6 | पिछली विंडो में जाने के लिए |
Ctrl + Spacebar | अभी के कॉलम को सेलेक्ट करने के लिए |
Ctrl + Tab | अगली वर्कबुक को एक्टिवेट करने के लिए |
Shift + Ctrl + F | विभिन्न फॉण्ट की सूची खोलने के लिए |
Shift + Ctrl + F + F | फॉण्ट टैब का फॉण्ट बदलने के लिए विकल्प की सूची |
Shift + Ctrl + F6 | पिछली एक्सेल विंडो पर जाने के लिए |
Shift + Ctrl + P | प्वॉइंट साइज़ सूची खोलने के लिए |
Shift + Ctrl + Tab | पिछले टूलबार को खोलने के लिए |
Shift + Ctrl + Tab | पिछली वर्कबुक को खोलने के लिए |
Shift + Enter | पिछले सेल में जाने के लिए |
Shift + F10 | शॉर्टकट मेन्यू दिखाने के लिए |
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